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“云物移大智”下新OA锋芒毕露
  • 出处:中国计算机报 作者:■ 慧点科技售前支持中心总监 欧睿 日期:2016-07-03
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  从上个世纪90年代初开始至今,随着软硬件技术的发展,OA不断发展,主要经历了以下几个阶段:电子文件处理,基于Office办公软件的电子化文件处理,主要特点是电子化;C/S联机处理,采用客户机/服务器的方式处理办公文件,主要特点是网络化;B/S协同办公,采用浏览器技术,将Internet和Intranet结合起来,实现协同化办公,主要特点是流程化、协同化;集团化办公管控,实现企业多层级的办公管理信息化,落实和固化企业的办公管理流程,主要特点是集团化、集成化。

  当前,OA系统正在和“云物移大智”五大新技术充分结合,不断创新。

  云计算轻松满足集中管控需求

  目前,大型集团型企业已经开展了云计算的落地工作,主要体现在IaaS层的云化。大部分企业都在探索私有云、公有云、混合云的架构设计。其实对于软件来说,部署在公有云还是私有云上差异并不是很大,主要是要区分业务特性、数据的安全性、TCO等。

  未来大型集团型企业的OA将主要采用“混合云”部署方式。

  混合云架构能够快速整合企业现有系统和新的系统,满足用户不同级别的安全要求,合理配置资源,将涉密流程与公共服务完美整合。比如,涉及企业核心的业务流程和关键数据的应用,建议构建在企业内部的私有云上;对于数据安全性要求较低、应用范围较广、功能标准化的应用可以构建在公有云上,如会议管理、车辆管理等。当然,不论采用私有云还是公有云架构,一定要从采购、实施、运维和人员等方面算好经济账。

  OA的体系架构建设,需要重点关注PaaS层的能力。

  PaaS层能力的构建需要采用平台化思想。通过建立技术组件、业务组件的平台能力,实现真正的SOA松耦合结构。要在SaaS层满足企业的个性化需求难度较大,但是可以通过通用服务组件的SaaS化来实现,如考勤、出差和报销等。随着企业集中管控需求的提升,共享服务中心的业务组件也可以尝试实现SaaS化,如人力资源共享、财务共享和集中采购等。集团型企业下属单位的应用可通过采用类租户的方式实现分权、分域的管理。

  物联网将员工和设备联动起来

  物联网为软件应用打开了全新的视野。对于OA系统来说,物联网不但能够将线上、线下的业务进行有机结合,还能将员工和办公设备联动起来。

  在办公管理领域,我们经常遇到“线上线下两层皮”的情况,通过物联网相关技术,我们可以将办公的线下和线上进行有机结合。

  比如,利用二维码技术,在公文管理过程中,公文可以和智能文件交换柜进行集成,实现线上线下紧密连接;报销审批的单据自动生成条形码或者二维码,通过扫描自动将信息提取或者关联,可以极大地提高效率和准确性。

  应用物联网实现智能化的办公场景,以手机作为员工的身份标示,可以将办公环境中的设备和员工紧密关联和联动起来。

  员工进入企业办公区域,通过手机可以“刷一刷”即可完成门禁验证,系统获取员工身份以后,实现考勤、分配网络访问的权限;需要召开会议时,系统会发送会议邀请至员工手机,推送会议资料,同时开通员工通往会议区域的门禁权限;进入会议室后,员工可以通过平板电脑连接视频会议系统,与同事远程共享PPT演示材料,连接工厂设备的实时数据,连接现场的摄像头数据,实时决策。

  移动互联网丰富协同应用场景

  OA系统已经和移动互联网进行了有效的结合,这种结合不仅能够支持员工随时随地方便地办公,还能催生更多的协同应用场景。

  目前办公自动化系统几乎都默认支持移动端,正所谓“Mobile First”(移动优先)。

  现在大部分OA系统都支持移动端应用。未来用户在应用OA系统时还可能抛弃PC端,所有的操作都在平板电脑或者手机上完成。当然,移动化还面临很多问题,需要通过EMM、移动门户、移动开发平台等来解决。

  移动设备上的OA应用与OA系统紧密融合,构建各种协同应用场景。

  比如,员工通过手机填写出差申请,领导移动审批后,系统直接连接在线平台完成机票预定,并主动根据行程安排专车公司的接送服务,最后自动将对账单返回企业进行核算。

  大数据让办公更加智能

  大数据可以为OA系统提供数量指标、效率指标和质量指标,从而为企业优化管理、提升办公效率提供有用的依据。

  对于办公自动化系统,关注数据分析非常重要。

  OA系统原来的关注点主要是系统功能、用户体验、系统性能、灵活性等,而很少关注到数据。其实OA系统中存在海量的管理数据,包括结构化和非结构化的数据。如果没有加以有效利用,这些毫无价值;如果能对其有效分析,这些数据就可以为管理优化和改进提供重要的依据。这些依据主要包括数量指标、效率指标和质量指标:数量指标,指的是在指定时间内发起的流程数或办结流程数;效率指标,指的是流程平均办理时长、节点平均办理时长、流程超时数或超时率、环节超时数或超时率和节点使用率;质量指标,指的是流程被驳回次数或被驳回率。

  基于大数据构建OA系统的“认知”能力。

  大数据不仅是指事后的数据分析,还要充分利用数据资源,发现其中的规律。在办公应用场景中,大数据可以助力企业构建认知能力,为员工设置个人办公助手。办公助手将对每天的个人邮件/待办审批进行智能化分析,找出最紧急且重要的邮件或待办审批,并对下一步行动给出建议;办公助手将为员工合理安排一天的日程;办公助手将从网状的多渠道的沟通会话中梳理关键线索;办公助手将成为“指尖的专家”,从企业的知识网络中智能地寻找出员工所需要的专家和业务知识。

  智慧办公支持一体化管理

  智慧城市的核心是将城市零散的系统以一种协作的方式相互衔接。对于智慧办公来说,核心理念是类似的,以人为中心,将与办公相关的各类资源进行协作化整合。

  从业务角度看,智慧办公将实现端到端的业务流程,体现业务的完整性,实现“一站式”办公。

  例如,对于企业的办公督办管理,智慧办公能够构建以事务驱动为中心的办公管理体系,实现“文、会、事”一体化管理;在项目管理环节,实现项目预算、招投标、采购、合同、付款、验收的全过程贯通化管理。

  从技术的角度看,智慧办公场景将可以浓缩在一个智能设备上,80%的业务操作在移动设备上完成。

  在员工的办公App中构建消息中心、工作中心、自服务中心、协作中心。个人办公以员工为核心,实现“工作找人”,将与员工相关的业务应用聚合起来,实现“一站式”便捷办公,支持企业的扁平化管理和社交化协同。

  当前我国的百强企业,特别是央企正在不断地开展管理模式的创新。OA系统将充分结合“云物移大智”技术,为企业的管理创新构建稳定的基石。

(责任编辑:孙悦)

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